Laufen Geschäftsprozesse nicht rund, ist das zu einem Drittel der Dokumentenverwaltung geschuldet, heißt es in Studien. Fehlen beispielsweise Versandaufkleber, kann die Ware das Lager nicht verlassen, und eine aufwendige Suche nach der Fehlerquelle beginnt.

Wieso wurde nicht früher darauf geachtet? Was man Laien kaum vermitteln kann, ist für erfahrene Berater nicht mehr als eine Fußnote in der Projekthistorie. Das Dokumentenmanagement steht bei Business-Transformationen in der Regel nicht an erster Stelle. Hauptsache, die Kernprozesse stimmen. Projektteams behandeln nachgelagerte Abläufe oft stiefmütterlich. Sind vor dem Produktivstart Formulare wie Reklamationen oder Gutschriften noch nicht fertig, werden sie nicht selten in letzter Minute regelrecht zusammengeschustert.

Das rächt sich spätestens dann, wenn im Zuge der Modernisierung von IT-Strukturen individuell erstellte Belege in einen Formatstandard überführt werden müssen. Betroffen sind auch ältere Formate, deren Lebenszyklus sich im Zeitalter elektronischer Formulare dem Ende nähert, da sie künftige Anforderungen nicht mehr erfüllen.