03.06.2009

Schichtübergabe per PDF-Formular

Von: Georg Henneboel

Frühschicht - Spätschicht - Nachtschicht: Der Wechsel muss reibungslos erfolgen. Formulare mit elektronischer Unterschrift erstellt das Erweiterungspaket 3 für SAP ERP. Das Schichtbuch in Papierform wird damit überflüssig.

Wenn Förderbänder nicht still stehen: Von der Kunststoffbranche über die Lebensmittelherstellung bis zur Papierindustrie – überall dort, wo Mitarbeiter in Arbeitsschichten den 24-Stunden-Betrieb gewährleisten, ist der Schichtbericht von SAP das geeignete Tool, um die Erfassung von relevanten Informationen und deren Übergabe innerhalb eines funktionierenden Systems sicher und effizient zu gewährleisten.

Für SAP-Entwickler stellt sich traditionell die Frage: Wie kann ich eine neue Funktionalität als integrierten Baustein schaffen? Im Falle des Schichtberichts hieß die Antwort Erweiterungspaket 3 für SAP ERP, wodurch die Nutzer Zugang zu allen wichtigen Informationen innerhalb des SAP-Systems ohne Medienbruch haben.

Dabei kann die Funktionalität sowohl mit Fokus auf Produktionsanlagen (produktionsrelevante Sicht) als auch auf Teilanlagen bzw. technische Objekte (instandhaltungsrelevante Sicht) eingesetzt werden.

Schließlich: Seit Herbst 2008 ist der Schichtbericht für alle Kunden frei verfügbar, die SAP ERP 6.0 im Einsatz haben.

Schichtbericht in der Praxis

Der Schichtbericht dient zur Erfassung und Auswertung von schichtrelevanten Ereignissen und kann zur Schichtübergabe bzw. als Schichtprotokoll verwendet werden. Außerdem eignet er sich für die Erstellung von Sammelberichten (Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresberichten) – und nach Bedarf komprimiert ist er ein idealer Bericht für die Produktions- und Geschäftsleitung.

Über Customizing-Einstellungen können die Anwender festlegen, welche Information sie in den Schichtbericht aufnehmen wollen – wie z. B.

• beliebige schichtrelevante Ereignisse (Reinigungszeiten, geänderte Maschineneinstellungen, Arbeitsunfälle etc.);
• produktions- und instandhaltungsrelevante Daten aus der SAP-ERP-Anwendung, die direkt ohne Medienbruch aufgenommen werden können;
• Grafiken und kundenspezifische Daten.

Bei Schichtübergabe wird der Schichtbericht in Form eines PDF-Formulars erzeugt und abgespeichert. Je nach Branche und Anwendung kann dieser Schichtbericht elektronisch unterschrieben werden – die elektronische Signatur genügt den Anforderungen der US-amerikanischen Food and Drug Administration (FDA). Anschließend wird der Schichtbericht entweder ausgedruckt oder per E-Mail verschickt.

Reibungslos und bequem: Über einen entsprechenden Report können Schichtberichte auch automatisch erzeugt und verschickt werden.

Reibungsloser Geschäftsprozess

Als moderne Funktionalität innerhalb eines durchdachten Systems besitzt der Schichtbetrieb eine Vielzahl von Fähigkeiten und Möglichkeiten – allesamt dazu da, um reibungslose Arbeits- und Geschäftsprozesse zu garantieren:

(1) Schichtrelevante Ereignisse können

• als Schichtnotizen erfasst werden;
• manuell als auch automatisch über Fremdsysteme heraus (z.B. MES- oder Prozessleitsystemen) angelegt werden;
• sich entweder auf einen festen Zeitpunkt oder auf einen beliebigen Zeitraum beziehen;
• zur besseren Auswertbarkeit frei definierbaren Ereigniskategorien (z.B. Wegeunfall, mechanischer Ausfall, Schichtanweisung) zugeordnet werden;
• auf beliebige Objekte des SAP Object Event Repository (Verzeichnis aller SAP-Objekte) referenziert und damit z. B. mit einem Produktionsauftrag gekoppelt werden;
• ergänzt werden durch Dateien.

Dazu:

(2) Verwendung von frei definierbaren Textbausteinen
(3) Integrierte elektronische Volltextsuche
(4) Automatische Archivierung aller gespeicherten Schichtberichte samt Ablage
(5) Integration kundenspezifischer Daten über spezielle Bausteine (BAdIs)
(6) Initiierung zusätzlicher Eingabe- und Berechtigungsprüfungen oder Folgeaktionen (z.B. automatische Benachrichtigung der Werksleitung bei Erzeugen eines Schichtberichtes)

Ausblick

Für das Erweiterungspaket 5 für SAP ERP ist eine Erweiterung dieser Funktionalität geplant. Zentrale Erweiterungen umfassen

• ein Cockpit inklusive Auto-Refresh-Funktionalität, mit dem die Schichtereignisse optimal verwaltet und bearbeitet werden können;
• die standardmäßige Einbindung von QM-Meldungen in den Schichtbericht;
• die Möglichkeit der automatischen Benachrichtigung beliebiger Benutzer beim Erstellen oder Ändern von Ereignissen.

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