Für die belgische Eisenbahngesellschaft SNCB ist einer der größten Herausforderungen: Wie lassen sich die 2,5 Millionen Dokumente des Unternehmens, die von Konstruktionszeichnungen und Mietverträgen über Schulungsunterlagen bis hin zu Zeiterfassungsprotokollen reichen und bis 2017 auf 7,6 Millionen Dokumente bzw. 7,5 TB Daten anwachsen sollen, effektiv verwalten?

Die SNCB befördert jedes Jahr 261 Millionen Fahrgäste und 60 Millionen Tonnen Fracht. Hinter diesen Zahlen steht eine explosionsartig anwachsende Menge strukturierter und unstrukturierter Daten für eine Vielzahl von Prozessen, beispielsweise in Form von Lieferantenrechnungen, Wartungsaufzeichnungen, technischen Zeichnungen und Personalakten. Das Unternehmen steht vor der Herausforderung, dass zum einen in den kommenden Jahren viele Mitarbeiter aus Altersgründen ausscheiden werden, zum anderen aber auch zunehmend strenge gesetzliche Auflagen eingehalten werden müssen. Aus diesem Grund hat die SNCB ein Modernisierungsprojekt in Angriff genommen, um sich mit neuen Mitarbeitern, neuen Zügen und neuen Prozessen als Transportdienstleister der Zukunft zu positionieren.

Was kann die Lösung?

In einem ersten Schritt implementierte das Unternehmen SAP ERP. “Durch den Umstieg auf eine integrierte Plattform auf der Grundlage von SAP-Software konnten wir die Verfahren und Prozesse in den verschiedenen Geschäftsbereichen vereinheitlichen, sodass wir nun über eine zentrale Datenquelle verfügen”, berichtet Stephane Haelterman, Projektmanager bei der SNCB. Ihm zufolge war es nur logisch, anschließend mithilfe von SAP Extended Enterprise Content Management (ECM) by OpenText neben strukturierten Daten auch unstrukturierte Daten, die in unterschiedlichsten Formaten in den einzelnen Abteilungen vorhanden sind, in das System einzubinden. “Es gibt in unserem Unternehmen so viele Dokumente, in denen die Einhaltung von Vorschriften, Instandhaltungsmaßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit und der pünktliche Zugverkehr geregelt sind. Mit SAP Extended ECM verfügen wir über eine effiziente Lösung für das Erstellen, Erfassen, Speichern und Abrufen von Dokumenten.”

Die Software durchsucht unstrukturierte Inhalte und führt eine Texterkennung auf Zeilenebene durch. Anhand der Ergebnisse wird ein Dokument dann dem entsprechenden Geschäftsprozess zugeordnet. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf sämtliche Dokumente, die mit einer bestimmten Aktivität verbunden sind. Infolge dieser Transparenz sind die Prozesse deutlich benutzerfreundlicher geworden und lassen sich auf einfache Weise automatisieren. Auch die Einhaltung der gesetzlichen Auflagen konnte verbessert werden, was für ein staatliches Unternehmen wie die SNCB von besonderer Wichtigkeit ist.

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